Olen ollut käytännössä melkein koko aikuiselämäni yhdistyspuuhissa mukana. Osallistujana, vapaaehtoisena, hallituksen jäsenenä ja hallituksen puheenjohtajana. Tottakai myös perustajana.
Nyt näin tänäpäivänä näitä puuhia taaksepäin katsoessa huomaan jälkiviisaana, että todella monesta asiasta olisi selvitty todella paljon pienemmällä vaivalla.
Lukemattomat asiat olisivat selvinneet ilman loputtomia pullakahvien tuoksuisia hallituksen kokouksia, ja hyvin usein koko hallitusta ei todellisuudessa olisi edes tarvittu asian X päättämiseen, mutta koska se tuolloin ”kuului tapoihin”, niin tehtiin.
Useissa tapauksissa myös hallituksen kokoa pidettiin tarpeettomasti ylisuurena, kun moni vuosi olisi mennyt näpsäkämmin ja tehokkaammin todennäköisesti pienemmällä kokoonpanolla — sellaisella, joka kuitenkin olisi täyttänyt yhdistyslain vaatimukset.
Eli siinä missä näiden edeltävien yhdistysten toiminnan miltei jokaisessa kolkassa mukana olo on luonut mieluisia, mukavia ja ihania muistoja vuosien varrelle, mm. paperityön sekä hallituksien toiminnan suhteen tunteeksi on jäänyt se, että parantamista ja tehostamista ne olisivat kaivanneet. Olivatpa sitten minun tai muiden vetämiä hallituksia.
Uusia tuulia
Näitä muistoja peilaten olenkin päätynyt tuoreimman yhdistyksen (Ykköstyypit ry, 2017 keväästä eteenpäin) kohdalla toimintalinjoihin jotka takaavat tehokkaan toiminnan sekä hallituksen sisällä että sen ulkopuolella.
Kaiken voi kiteyttää oikeastaan muutamaan bulletiin.
- Pidetään hallituksen koko minimaalisena
- Tehdään hallitusvuoden 1. kokouksessa ns blanket-päätös siitä, että henkilö X saa tehdä hallituskauden aikana omat päätöksensä koskien toimintoja N ja Y, koskien myös niihin liittyviä taloudellisia kuluja jne. Tämä minimoi kokousten määrän — loppu turhille pullakahvitteluille.
- Minimoidaan mahdollisuudet rönsyilyyn ja turhaan ajankäyttöön huolehtimalla ennalta siitä, että kokousten esityslistat ovat mahdollisimman tiiviitä ja yksiselitteisiä (mikäli mahdollista).
- Byrokratian vähentämiseksi ei koskaan hankita palveluita, jotka pitää maksaa verokortilla ansiotuloina. Sen sijaan tehdään kokonaislinjaus, jonka myötä hyödynnetään vain palveluita joissa työ voidaan laskuttaa normaalisti laskulla (y-tunnukselta y-tunnukselle).
- Ammennetaan vapaaehtoisten halua toimia vapaaehtoisina ilman hallitusvelvoitetta. Kuvio toimii todella hyvin nykyisessä yhdistyksessä, eikä toimijoilla ole kynnystä vapaaehtoiseksi alkamisen suhteen, koska usein niin pelottavaa hallitusvastuuta ei tarvitse naittaa kuvioon.
- Vaikka ajatus tuntuukin kivalta, ei enää koskaan lähdetä paperisen lehden toimittamiseen ja lähettelyyn. Siinä missä pienet paperiset yhdistyslehdet ovat usein nimenomaan kivoja ja jopa virkistäviä lukea, ovat paperilehdet tässä suhteessa kuollut asia nykypäivänä. Poikkeuksia voi olla alakohtaisesti, mutta esimerkiksi nykyisessä yhdistyksessä paperilehden tuottaminen ja siihen liittyvät kustannukset eivät ole mieluisia taakkoja hyötyyn nähden. Kaikki sisältö suoraan siis verkkoalustoille – some + omat kotisivut.
Näitä pykäliä noudattamalla yhdistyksen toiminta pysyy virtaviivaisena, mahdollisimman vapaana turhista kokouksista ja niihin liittyvistä vatuloinneista pullakahveineen kaikkineen, sekä vapaaehtoispuoli aktiivisena ja freesinä.
Suosittelen kokeilemaan mahdollisuuksien mukaan myös muissa yhdistyksissä.
